Comment organiser un challenge ou un hackathon ?

Un challenge d’entreprise est un événement court, limité dans le temps, qui vise à cocréer de nouvelles offres ou à répondre à une problématique précise. Sa préparation suit un ordre : chaque décision dépend de la précédente. Ce guide déroule les huit étapes de construction, du choix du public à la communication.

Définir le public de votre challenge

La tentation est de s’intéresser d’abord au sujet ou à l’objectif. C’est pourtant une question qui vient dans un second temps, car vos objectifs changeront en fonction de la cible.

Déterminez avant tout si vous mettez en place un challenge en interne ou en externe, c’est-à-dire auprès de vos collaborateurs ou de votre écosystème. Cet écosystème est constitué de partenaires variés : écoles et universités, startups, clients, fournisseurs, incubateurs et accélérateurs, ou toute autre partie prenante.

Cette étape est également importante parce qu’elle vous donnera des indications sur la manière de vous adresser aux participants.

Quels sont les objectifs de votre challenge ?

Votre public est défini ? Vous pouvez à présent préciser ce que vous attendez du challenge, et plus spécifiquement ce que vous attendez de la cible retenue.

De façon générale, on met en place un challenge ou un appel à projets pour cocréer de nouvelles offres, ou pour répondre à un besoin spécifique ou à une problématique sur un temps donné. Vous pouvez également vouloir profiter de cette occasion pour créer des partenariats avec des écoles ou des parties prenantes comme des clients et des fournisseurs. Votre but peut être aussi de mesurer l’expérience client et de la mettre au service de la conception et de l’amélioration de nouveaux produits ou services.

Dans tous les cas, un challenge d’entreprise vous permet de multiplier les sources d’informations, de connaissances et d’expertises, pour les mettre au service de votre processus d’innovation.

Choisir le thème de votre challenge

Le thème dépend des deux décisions précédentes. Il pourra être plus ou moins général, afin de toucher une large audience, ou plus précis si le challenge s’adresse à un groupe défini.

Quelques idées de thèmes pour des challenges internes :

• Quelles améliorations souhaiteriez-vous apporter sur votre lieu de travail ?
• Êtes-vous confrontés à des activités répétitives dans votre travail quotidien, et comment pourrait-on les améliorer ?
• Quels partenariats stratégiques pourrions-nous créer ?
• Quelle est votre expérience avec les méthodes de recrutement, et comment l’améliorer ?
• Quelles pourraient être les formations de demain ?
• Que pourrions-nous faire pour dynamiser la vie en entreprise ?
• Comment augmenter la satisfaction de nos clients ?
• Comment assurer plus de sécurité et de sûreté au travail ?
• Comment améliorer continuellement nos processus de fabrication ?
• Comment l’entreprise peut-elle être acteur du développement durable ?
• Que proposeriez-vous pour améliorer nos systèmes d’information ?

Choisir le type de challenge en entreprise

Il existe plusieurs typologies, mais on peut retenir deux grands types de challenges en entreprise.

• Le concours d’idées. Chaque participant propose des idées ; la ou les meilleures sont retenues.
• Le hackathon. Il comporte plus d’étapes, car son but est de faire émerger des idées mais aussi des équipes qui vont collaborer. Les dossiers de participation y sont plus conséquents qu’une simple proposition d’idée : pitch, business model, premiers chiffres de marché.

Établir le planning de votre challenge

Commencez par définir une date de début et une date de fin, afin de vous organiser et de communiquer aisément sur l’événement. Entre ces deux dates, fixez une date pour l’évaluation des participations, une pour l’annonce des gagnants, et une pour la remise des prix.

Par définition, le challenge est un événement court ou limité dans le temps, au caractère exceptionnel. Plus tôt vous inscrirez ce challenge et ses différentes phases dans le temps, plus vite les participants prendront pleinement conscience de ce caractère.

Rédiger et illustrer votre challenge

Les participants ne sont pas au fait de vos objectifs. Pour communiquer efficacement, expliquez-leur le but du challenge et les contributions attendues : proposition d’idée, dossier de candidature, fichier, photo, vidéo, croquis, prototype.

Travaillez ensuite vos visuels. La bannière est visible dès l’arrivée du participant : elle a tout intérêt à être attirante et à donner les principales informations. Ne sous-estimez pas cette étape, c’est elle qui donne de la visibilité au challenge. Ajoutez aussi tout type de contenus en lien avec le thème ou avec les récompenses à gagner : documents, photos, vidéos.

Quelques outils pour vous aider :

• Illustrations : Pablo et Canva, gratuits et faciles à prendre en main, permettent de créer toutes sortes de visuels.
• Icônes : pour la signalétique de votre événement, les bibliothèques libres de droits et gratuites comme Flaticon, The Noun Project ou Icon-icons.
• Photos : Unsplash, Pexels et Pixabay proposent des bibliothèques de photos libres de droits.

Définir le jury et le système d’évaluation

Tout challenge nécessite un jury pour départager les candidats. Définissez-le selon vos propres critères, toutes les entreprises étant différentes. Dans tous les cas, il doit être constitué de personnes légitimes dans ce rôle, non pas du fait de leur place dans la hiérarchie, mais parce qu’elles le méritent au regard de leur expertise.

Soyez clair sur les attentes. Quel support va être évalué, et selon quels facteurs ? Les éléments évalués seront en lien avec les objectifs globaux et les résultats attendus. S’il s’agit d’un pitch oral, le jury sera-t-il seul ou le public sera-t-il présent ? S’il s’agit d’un livrable, quelle doit en être la taille : une idée, ou un dossier complet avec prototype et étude de marché ?

Le système d’évaluation doit sembler juste. Pour cela, assurez-vous qu’il soit la somme de plusieurs critères, et justifiez pourquoi ce système a été mis en place plutôt qu’un autre. Autrement dit, répondez à la question : qu’est-ce qui fait que ce système est juste par rapport à ce qui est attendu du challenge ?

Communiquer sur son challenge

Les canaux varient fortement selon votre cible. La communication d’un événement mériterait un guide à part entière ; voici quelques pistes. Le travail précédent vous a permis de définir votre public et le message à délivrer, c’est-à-dire le type de challenge, les récompenses et les modalités. Il s’agit maintenant d’en faire prendre connaissance à votre cible.

Communication visuelle. Traditionnelle mais efficace, elle impose de créer des visuels qualitatifs. La diffusion passe ensuite par des posters, les TV internes pour un challenge interne, l’affichage public pour un challenge ouvert.

Événement. Qu’il s’agisse d’un challenge, d’un hackathon ou d’un appel à projets, l’événement génère de l’intérêt et inscrit votre projet dans la vie réelle : soirée de présentation réunissant des partenaires, afterwork ou petit déjeuner avec les collaborateurs.

Newsletter et emailing. Pour un challenge interne, vous disposez de la liste des adresses de tout le monde : c’est un canal privilégié.

Outils digitaux. L’intranet, le réseau social d’entreprise ou une plateforme d’innovation sont des relais efficaces. Pour un appel à projets auprès de vos partenaires, tous les moyens de communication digitaux sont à votre disposition, à commencer par les réseaux sociaux, qui offrent une caisse de résonance non négligeable.

Relations publiques. Les partenariats démultiplient vos efforts en faisant rayonner votre message dans tout le réseau, informatif et humain, de votre partenaire. Les relations presse font connaître le challenge au plus grand nombre et peuvent faire grossir le nombre d’inscrits de manière conséquente.

Le mot de la fin

Votre challenge est planifié, construit pas à pas, et vos outils de communication sont actionnés. Pour qu’il produise tous ses effets, il reste à identifier vos objectifs dans l’après : comment communiquer sur l’événement une fois achevé, comment concrétiser les idées qui auront émergé, et surtout comment conserver l’émulation générée sur un court instant.

Autant de questions auxquelles répondre pour faire de vos prochains challenges, hackathons ou appels à projets des succès encore plus retentissants.